Notre groupe s'est constitué autour d'un noyau d'amis qui avaient fait la même école. Ainsi malgré 3 ou 4 années passés au même endroit, les origines géographiques sont variées, et les poursuites d'études ou emplois en sortie demandent généralement une forte mobilité. Nous avons donc dû développer nos stratégies de travail pour que le projet s'affine malgré la distance.
L'idée d'avoir un wiki, qui permet de créer des pages à accès restreint dont tout le monde a droit d'édition, s'est faite jour dès le début et nous avons installé sur le serveur de l'un d'entre nous un moteur de wiki basique pour commencer (MoinMoin). On a pu y mettre nos premiers compte-rendus, ainsi que quelques pages pour nous présenter et partager des réflexions.
Assez vite, le manque d'ergonomie et de fonctionnalités s'est fait sentir. Nous avions notamment besoin d'un outil de discussion. Nous avons alors opté pour (TikiWiki, version 12), un outil intéressant car il fait tout en un : wiki (propre, agréable et plein de fonctionnalités dont la possibilité de commenter les pages), un forum, et des blogs. Nous l'avons utilisé pendant un an, mais les mises à jour étaient lourdes à mettre en oeuvre, le forum manquait de lisibilité et d'ergonomie, et l'accumulation de fonctionnalités égaraient les visiteurs.
Avec la concrétisation du projet, et fort de ces expériences, nous avons opté pour une nouvelle combinaison d'outils.
Voici le panachage d'outils qu'on utilise actuellement, étant entendu que rien ne remplace les rencontres en présentiel que nous essayons d'avoir aussi régulièrement que possible. Notons que les commentaires associés sont subjectifs, et que nous mettons un point d'honneur à n'utiliser que des logiciels libres et respectueux de la vie privée (points 3-41 et 3-42 de notre charte). Toutes ces instances sont installées sur des serveurs dont nous louons l'usage.
Un site vitrine est dédié à cela, sur lequel vous vous trouvez actuellement. Il permet de présenter notre groupe, notre projet, et son avancement.
Le site est basé sur le moteur de rendu Typesetter CMS, qui n'utilise pas de base de donnée.
Communication écrite via un forum intéractif. C'est le canal le plus utilisé, car il permet d'inclure tout le monde dans la discussion même si nous ne sommes pas disponibles en même temps. La communcation écrite permet en outre de garder trace des échanges, et favorise une pensée plus riche par l'effort de formalisation qu'elle requiert.
On utilise la plateforme Discourse, qui s'installe facilement dans une machine virtuelle Docker. Cet outil est d'une très grande ergonomie (condition nécessaire pour que inciter les utilisateurs à participer), il est très réactif (notifie en direct les utilisateurs connectés), permet de suivre facilement les nouveautés d'une visite à l'autre, et inclut l'édition de messages élaborés (syntaxe Markdown). Il dispose d'une communauté de développeurs active, et les mises à jours et sauvegardes sont gérées simplement. Ces avantages se paient par une installation qui nécessite un contrôle total de la machine (à cause de Docker), et la mobilisation de ressources serveur non-négligeables.
Ces échanges ont lieu régulièrement (3 fois par mois environ) et sont particulièrement utiles pour résoudre les questions les plus compliquées, grâce à la spontanéité et la réactivité du direct. Quelques minutes à l'oral permettent souvent de régler ce qui prendrait plusieurs paragraphes et de longues heures à l'écrit.
Nous utilisons pour cela le programme Mumble, qui permet des appels en conférence à plusieurs personnes facilement et sans problèmes de bande passante (veiller à ce que chacun utilise écouteurs et micro décents). Il nécessite que chacun installe l'application et se connecte au même salon distant.
En support à nos discussions, nous ouvrons généralement un pad collaboratif, que tout le monde peut éditer en direct. Cela facilite énormément la rédaction d'un compte-rendu.
Le programme etherpad rend ce service à merveille. Il est facile de l'utiliser à travers son instance disponible Framapad.
Un wiki à accès restreint nous permet de stocker les documents et informations que l'on souhaite conserver et garder accessibles facilement en interne.
Nous avons opté pour Dokuwiki, un moteur de wiki très largement utilisé, qui fonctionne sans base de données (tout en fichiers textes) ce qui facilite la maintenance.